گزارشگیری تماس یک قابلیت اساسی در سیستم‌های ویپ است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا عملکرد تیم‌ها و کارکنان خود را به طور دقیق ارزیابی کنند. اما چرا این ویژگی این‌قدر اهمیت دارد و چه سودی برای سازمان‌ها دارد؟ آیا یک کال سنتر باید حتماً قابلیت گزارشگیری از تماس‌ها را داشته باشد؟ در این مقاله به اهمیت گزارشگیری تماس در سیستم‌های ویپ و منافع آن برای سازمان‌ها می‌پردازیم.
گزارشگیری تماس در سرویس تلفن اینترنتی ویپ
گزارشگیری از تماس‌ها به مدیران سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به‌طور مؤثرتری بر عملکرد پرسنل نظارت داشته باشند و کیفیت پاسخگویی و مکالمات را افزایش دهند. در بسیاری از کسب‌وکارها، میزان برقراری تماس‌های ورودی و خروجی می‌تواند یکی از عوامل تعیین‌کننده برای محاسبه پاداش کارکنان، مخصوصاً در بخش‌های مرکز تلفن، فروش یا پشتیبانی باشد. بنابراین، یکی از مهم‌ترین مزایای سیستم‌های ویپ، امکان ثبت و گزارشگیری از تماس‌های ورودی، خروجی و داخلی است.
سیستم‌های مرکز تلفن ویپ: ایزابل و سیموتل
سیستم‌های مرکز تلفن مانند ایزابل و سیموتل امکاناتی نظیر منشی گویا، صف تماس، شنود تماس و گزارشگیری از تماس‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهند. این سیستم‌ها با قابلیت‌های پیشرفته‌ای که دارند، کمک می‌کنند تا مدیریت و پیشبرد سازمان‌ها به‌طور مؤثرتر انجام شود. به‌ویژه در شرایطی که تیم‌های فروش یا پشتیبانی نیاز به نظارت دقیق دارند.
ضرورت استفاده از سیستم گزارشگیری در ویپ
یکی از ویژگی‌های برجسته فناوری VoIP این است که بر بستر اینترنت و بدون نیاز به کابل‌کشی کار می‌کند. این ویژگی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که تماس‌ها را از هر جایی که دسترسی به اینترنت وجود داشته باشد، برقرار کنند. به همین دلیل، حتی اگر دفتر کار شما اجاره‌ای باشد، میتوانید خط تلفن خود را به‌صورت دائمی همراه داشته باشید، حتی در صورت انتقال دفتر.
ضرورت استفاده از سیستم گزارشگیری در ویپ
فناوری مجازی بر بستر اینترنت یعنی برقراری تماس بر روی شبکه را برای شما محیا می کند.این فناوری،نیازی به کابل کشی ندارد و این امر باعث شده هر کجا که اینترنت داشته باشید در دسترس باشد.(اینترنت در تمامی سطح کشور تحت پوشش است)این ویژگی ذکر شده یکی از چند ویژگی تکنولوژی است.در صورتی که دفتر کار شما اجاره ای باشد میتوانید خط تلفن خود را به صورت همیشگی همراه داشته باشید حتی با انتقال دفتر کار.
امکانات سیستم VoIP
سیستم‌های VoIP امکانات متعددی برای بهبود عملکرد سازمان‌ها دارند، از جمله:
-
تعریف داخلی تلفن: قابلیت ایجاد داخلی‌های نامحدود برای سازمان شما.
-
منشی گویا: برای خوش‌آمدگویی به تماس‌گیرندگان و معرفی بخش‌های مختلف سازمان.
-
گزارشگیری تماس‌ها: نظارت بر عملکرد کارکنان و بررسی میزان تماس‌های پاسخ‌داده‌شده و میزان فعالیت اپراتورها.
-
تعریف ساعت اداری: تنظیم ساعات اداری برای جلوگیری از مزاحمت‌های شبانه و بهینه‌سازی زمان برقراری تماس‌ها.
-
ضبط مکالمات: قابلیت ضبط تماس‌ها به‌صورت خودکار برای بررسی کیفیت مکالمات و حل اختلافات.
-
نظرسنجی پس از تماس: امکان قرار دادن نظرسنجی پس از هر تماس برای بررسی میزان رضایت مشتریان و شناسایی مشکلات موجود.
با استفاده از این امکانات، میتوانید عملکرد تیم‌ها را به‌طور دقیق‌تر کنترل کنید و تجربه کاربری بهتری برای مشتریان خود فراهم کنید.
نتیجه‌گیری
استفاده مرکز تماس VoIP با قابلیت گزارشگیری تماس، به شما این امکان را می‌دهد که به‌طور مؤثرتر بر فعالیت‌های تیم‌های خود نظارت کنید و کسب‌وکار خود را به سمت بهبود و رشد هدایت کنید. با این ویژگی‌ها، میتوانید پاداش‌های کاری را بر اساس داده‌های واقعی و عملکرد دقیق تیم‌ها تنظیم کرده و بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهید.
