پست امروز را با این سوال مطرح میکنیم،که گزارش گیری تماس چیست؟اهمیت گزارش گیری از تلفن ها،چه منافع و سودی برای سازمان و شرکت ها دارد؟!آیا حتما یک کال سنتر باید قابلیت گزارشگیری از برقراری ارتباطات داشته باشد ؟در این مقاله به توضیح مختصر این قابلیت در سیستم ویپ اشاره میکنیم.
گزارش گیری تماس در سرویس تلفن اینترنتی
گزارش گیری از مکالمات به مدیران سازمان ها این امکان را می‌دهد تا بتوانند بر روی پرسنل خود مدیریت بهتری داشته باشند و سطح کیفیت پاسخگویی و مکالمات را افزایش دهند.در برخی از کسب و کارها میزان برقراری تلفن های ورودی و خروجی یکی از عوامل تاثیر گذار جهت محاسبه پاداش کارکنان مرکز تلفن، بخش فروش یا پشتیبانی است.بنابراین میتوان گفت یکی از مهم ترین مزیت های یک مرکز تلفن ویپ ثبت گزارش تلفن های ورودی و خروجی و همچنین داخلی به داخلی است.
سیستم مرکز تلفن ایزابل و سیموتل امکاناتی نظیر، منشی گویا،صف تماس،شنود تماس،گزارش گیری از تماس ها و … را دارند.این مراکز با امکاناتی که در اختیار مشترک خود رار می دهد،پیشبردی در توسعه و مدیریت سازمان ها را دارد.(آموزش گزارش سریع در سیموتل)
ضرورت استفاده از سیستم گزارشگیری در ویپ
فناوری مجازی بر بستر اینترنت یعنی برقراری تماس بر روی شبکه را برای شما محیا می کند.این فناوری،نیازی به کابل کشی ندارد و این امر باعث شده هر کجا که اینترنت داشته باشید در دسترس باشد.(اینترنت در تمامی سطح کشور تحت پوشش است)این ویژگی ذکر شده یکی از چند ویژگی تکنولوژی است.در صورتی که دفتر کار شما اجاره ای باشد میتوانید خط تلفن خود را به صورت همیشگی همراه داشته باشید حتی با انتقال دفتر کار.
امکانات سیستم Voip:
در ادامه این پست به امکانات یک کال سنتر سیستم voip اشاره میکنیم .شما میتوانید امکانات سازمانی زیادی را بر روی خطوط خود قرار دهید مانند :
تعریف داخلی تلفن : بصورت نامحدود
منشی گویا :در این صورت در زمان برقراری ارتباط ورودی صدای پخش خواهد شد که ضمن خوش آمدگویی بخش های مختلف مجموعه را معرفی خواهد کرد.
گزارش گیری : تمامی عملکرد کارکنان خود را زیر نظر داشته باشید. مثال :در صورتی که همکار،دورکاری دارید میتوانید با چک کردن گزارشگیری متوجه شوید کدام یک از اپراتورهای شما تماس بیشتر یا کمتری را پاسخ داده اند. و بر همین اساس حقوقشان را تعیین کنید.
تعریف ساعت اداری: شما با مشخص کردن ساعات اداری در طول هفته مشخص میکنید که اگر ارتباط ورودی در ساعات اداری برقرار شد چه اتفاقی بیافتد و اگر ساعت اداری نبود از مزاحمت های شبانه و غیره جلوگیری بعمل آید.
ضبط مکالمه : برای بررسی و چک کردن با توجه به شماره تلفن و زمان آن،تمامی تماس ها قابلیت رکورد شدن در سیستم ویپ را دارند.
نظر سنجی: پس از پایان مکالمه میتوان نظرسنجی قرار داد تا از کمی و کاستی شرکت مطلع شوید.میتواند از خیلی عالی عدد۵ شروع و تا خیلی ضعیف عدد ۱ را مشتری شماره گیری کند.(قرار دادن نمره کمتر به نظرسنجی و بررسی میزان مشکلات مجموعه)
با قرار دادن این ویژگی ها میتوانید عملکرد کارکنان را کنترل کنید و این سیستم تلفنی میتواند به کسب و کار شما کمک شایانی کند.
