در دنیای ارتباطات دیجیتال و سیستم‌های تلفنی پیشرفته، استفاده از تلفن اینترنتی (VoIP) و امکاناتی مانند “منشی گویا” یا همان IVR (Interactive Voice Response) به بخشی جدایی‌ناپذیر از مرکز تماس مدرن تبدیل شده‌اند. در این مقاله، ابتدا با مفهوم IVR و کاربرد آن آشنا می‌شویم و سپس نحوه راه‌اندازی IVR در سیستم تلفنی محبوب ایزابل (Issabel) را به‌صورت قدم‌به‌قدم آموزش خواهیم داد.
IVR چیست و چه کاربردی دارد؟
IVR یا منشی گویا، یک سیستم پاسخگوی خودکار تلفنی است که به تماس‌گیرنده اجازه می‌دهد از طریق صفحه‌کلید تلفن، به منوها و بخش‌های مختلف سازمان هدایت شود. این سیستم با حذف نیاز به منشی انسانی، سرعت پاسخ‌دهی و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
مهم‌ترین مزایای IVR:
- افزایش رضایت مشتریان از طریق پاسخ‌گویی سریع و دقیق
- کاهش هزینه‌های منابع انسانی
- هدایت تماس‌ها به بخش مناسب بر اساس نیاز تماس‌گیرنده
- امکان انجام عملیات ساده مانند پیگیری سفارش، پرداخت قبض، دریافت اطلاعات و…
IVR می‌تواند شامل صداهای از پیش ضبط‌شده باشد که تماس‌گیرنده را راهنمایی کرده و با توجه به انتخاب‌های او، تماس را به مقصد مناسب هدایت می‌کند.
🎯جهت ضبط صدای گوینده آقا یا خانم حرفه ای با ما در واتس اپ ارتباط بگیرید.
IVR در چه کسب‌وکارهایی کاربرد دارد؟
استفاده از منشی گویا محدود به شرکت‌های بزرگ نیست. امروزه بسیاری از کسب‌وکارها از جمله:
- کلینیک‌ها و مراکز درمانی
- شرکت‌های فروش مویرگی و بازاریابی
- استارتاپ‌ها
- خدمات پشتیبانی
از IVR برای ارتقاء سطح ارتباطات تلفنی خود بهره می‌برند. برای مثال:
- در فروش، تماس‌گیرنده می‌تواند سفارش خود را از طریق کلیدهای تلفن ثبت کند.
- در بازاریابی، سیستم IVR امکان نظرسنجی تلفنی از مشتریان را فراهم می‌کند.
- در خدمات درمانی، پزشک می‌تواند از IVR برای ثبت اطلاعات یا درخواست مشاوره استفاده کند.
معرفی سیستم تلفنی ایزابل (Issabel)
ایزابل یکی از قدرتمندترین سیستم‌های تلفنی متن‌باز (Open Source) مبتنی بر فناوری VoIP است که امکانات کامل یک مرکز تماس را فراهم می‌کند. ایزابل محبوبیت بالایی در ایران و جهان دارد و برای سازمان‌هایی با نیاز به کنترل، امنیت و انعطاف بالا بسیار مناسب است.
ویژگی‌های مهم ایزابل:
- پشتیبانی از ماژول Call Center و Web Conference
- مدیریت تحت‌وب با امکانات امنیتی پیشرفته
- ماژول‌های فایروال و کنترل دسترسی IP
- امکان ضبط تماس، صف تماس و گزارش‌گیری دقیق
آموزش راه‌اندازی IVR در ایزابل
در ادامه مراحل ایجاد یک منوی گویا (IVR) در پنل مدیریتی Issabel را به‌صورت گام‌به‌گام توضیح می‌دهیم:
مرحله ۱: ورود به پنل مدیریت
- وارد پنل وب ایزابل شوید.
- از منوی سمت چپ، وارد بخش PBX Configuration شوید.
- گزینه IVR را انتخاب و سپس روی Add IVR کلیک کنید.
مرحله ۲: تنظیمات منوی گویا (IVR)
در این بخش، باید پارامترهای اصلی IVR را تنظیم کنید:
- Name: انتخاب یک نام مشخص برای IVR (الزامی)
- IVR Description: توضیحی اختیاری برای شناسایی دقیق‌تر منوی گویا
- Announcement: انتخاب فایل صوتی که هنگام تماس برای کاربر پخش می‌شود
- Direct Dial: فعال‌سازی امکان شماره‌گیری مستقیم داخلی در حین پخش پیام
- Timeout: مدت‌زمان انتظار کاربر برای وارد کردن عدد یا انتخاب گزینه
- Invalid Retries: تعداد دفعات مجاز وارد کردن عدد اشتباه
- Invalid Retry Recording: فایل صوتی که در صورت ورود اشتباه پخش می‌شود
- Append Announcement on Invalid: تکرار پیام IVR پس از پیام خطا
پس از تکمیل این تنظیمات، روی گزینه Submit کلیک کرده و سپس Apply Configuration Changes را بزنید.
مرحله ۳: اتصال IVR به تماس‌های ورودی
برای فعال‌سازی IVR ایجادشده:
- وارد بخش Inbound Routes شوید.
- مسیر تماس‌های ورودی را به مقصد IVR مورد نظر هدایت کنید.
جمع‌بندی و پیشنهاد میزبان‌تل
راه‌اندازی یک IVR حرفه‌ای در سیستم ایزابل نه‌تنها به بهبود تجربه تماس مشتریان کمک می‌کند، بلکه بهره‌وری مرکز تماس شما را نیز افزایش می‌دهد. اگر در تنظیم یا پیاده‌سازی IVR نیاز به مشاوره یا خدمات تخصصی دارید، تیم میزبان‌تل آماده ارائه راهکارهای مناسب برای کسب‌وکار شماست.
📞 برای مشاوره رایگان و دریافت راهکار تلفن ابری با IVR، با ما تماس بگیرید
